潛江市高新技術產業投資開發有限公司檔案管理制度

　　一、總則
　　1.公司檔案指公司在經營、管理及其他各項活動中形成的對公司具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
　　2.公司檔案由綜合行政部統一管理，各部室指定專人負責檔案的歸檔工作。綜合行政部負責機關檔案的收集、整理，各部室負責各自業務檔案的收集、整理。
　　二、歸檔要求
　　1.總體要求：根據文件的形成規律和特點，保持文件的有機聯系，進行合理分類、系統排列。
　　2.凡能按年度歸檔的檔案，應于次年3月底前移交公司綜合行政部統一管理。
　　3.歸檔的檔案文件必須資料齊全、分類準確、組卷合理，便于保管利用，嚴禁隨意涂改。
　　4.資料原件必須歸檔，各部室可留存復印件備查。
　　5.未辦理完畢或未規范整理的資料不得歸檔。
　　6.任何部室或個人不得擅自處理或長期積壓應歸檔資料，更不得據為己有；工作人員調離崗位時，應將保管的資料辦理移交，不得擅自帶走。
　　7.移交檔案必須履行交接手續，填寫檔案材料移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量，交接雙方須簽名。
　　三、檔案借閱
　　1.公司檔案原則上限制在檔案室查閱，確需借出須辦理借閱登記，一般隨借隨還；需較長時間使用的，須經分管副總經理同意后方可借出檔案室，必須及時歸還，借閱時間不超過5日，確因工作需要不能按時返還的須辦理續借手續。
　　2.外單位查閱檔案，須持介紹信、本人身份證，經分管副總經理同意后方可查閱。
　　3.借閱者不得在檔案室查閱與自己所查內容無關的檔案。
　　4.借閱者必須妥善保管借出檔案，并保守檔案秘密，保證檔案材料安全、完整，嚴禁在檔案材料上涂改、勾畫、裁剪、拆散、抽頁、調換或擅自復印、轉借，違者將追究責任，造成檔案失密、丟失者將根據檔案法規予以嚴肅處理。
　　5.秘密檔案不得借出，只能在檔案室閱覽，不得復印、拍照。
　　6.借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。
　　7.檔案借閱歸還時，檔案管理人員須認真核對，詳細檢查，發現問題向借閱者當面提出，查明情況進行記錄，并向分管副總經理報告。歸還時辦理歸還登記，留存備查。
　　四、檔案保管
　　1.“以防為主，防治結合”，認真做好檔案的防盜、防火、防水、防光、防塵、防霉、防鼠、防蟲等事件的發生。
　　配備必要的干濕溫度計、空調、除濕機、滅火器等設備，落實安全措施。
　　3.認真做好檔案收集，定期對室藏檔案進行核對，做到目錄與室藏檔案相符。
　　4.認真做好檔案存放，按檔案類別有序排列，便于查閱，發現破損及時修補。
　　5.發現秘密檔案丟失或被盜，應立即報告分管檔案室副總經理并及時追查，根據責任大小給予處分或追究法律責任。
　　6.檔案人員調離崗位時，須辦理交接手續。
　　五、檔案銷毀
　　1.檔案室對保管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對保管期滿的檔案經過認真檢查鑒定，并提出存毀意見，經分管副總經理初審后報主要負責人審批。
　　2.經批準銷毀的檔案必須送指定地點焚毀，不得作其他用途或當廢紙出售。
　　3.銷毀檔案須有兩名以上監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，分別在銷毀清冊上簽字。
　　六、其他
　　本制度由綜合行政部負責修訂和解釋，自印發之日起開始施行。