印章使用管理制度

第一章  總則

公司印章是企業行使權利和承擔責任的象征。為了保證公司印章的合法性、嚴肅性、權威性，維護企業形象和合法權益，杜絕違法違規行為的發生，規范公司印章的刻制、保管、使用，以及停用和作廢，實現印章規范化管理，特制定本制度。 

第二章  公司印章的刻制

（一）公司印章的刻制均須報分管領導、總經理、董事長審批。（見附件1：《印章刻制申請表》） 

（二）法人個人名章、行政章，由行政部開具公司介紹信統一到指定的公安機關辦理雕刻手續，印章的形體、規格按國家有關規定執行，并經潛江市公安局備案。 

（三）公司各部室的專用章（財務章、合同章），由各部門根據工作需要自行決定其形體、規格。 

（四）未經公司領導班子批準，任何單位和個人不得擅自刻制本部門的印章。  

第三章  公司印章的啟用

（一）新印章要做好戳記，并統一在行政部留樣保存，以便備查。（見附件2：《印章保管登記表》） 

（二）新印章啟用前應由行政部下發啟用通知，并注明啟用日期、使用部室和使用范圍。 

第四章  公司印章的使用范圍

公司的印章主要包括公司行政章、專項業務章（合同章、財務章）、董事長（法人）專用個人名章。公司所有印章必須按規定范圍使用，不得超出范圍使用。 

（一）公司行政章的使用范圍主要為： 

1 、公司對外簽發的文件。 

2 、公司與相關單位聯合簽發的文件。

3 、由公司出具的證明及有關材料。 

4 、公司對外提供的財務報告。 

5 、公司章程、協議。

6 、員工調動。 

7 、員工的任免聘用。 

8 、協議（合同）資金擔保承諾書。 

• 公司合同專用章的使用范圍主要為：

1. 對外投資、合資、合作協議。
2. 各類經濟合同等。 

（三）公司董事長（法人）個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表、人事任免等各類文件。 

（四）財務專用章，主要用于貨幣結算等相關業務。 

（五）公司各職能部室專用章，主要用于以各部門名義印發的各類對內公文、函件上使用，禁止在對外文件上使用。

第五章  公司印章的管理職責

（一）公司董事長、總經理負責行政章的使用審批工作。

（二）分管領導負責分管部室專用章使用審批工作。 

（三）印章管理員

1、負責印章的保管。  

2、負責印章使用的審核工作。 

3、負責印章使用登記。  

第六章  公司印章的管理、使用及保管

（一）印章的管理 

1、公司行政章、法人個人名章由行政部專人負責管理。

2、合同專用章由分管領導直接負責管理。 

3、專項業務章（工程章、財務章、辦公章等）由各部室負責人管理。

4、各部室須將印章管理員名單報行政部備案。 

5、印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由分管領導指定專人代替。

6、為保證資金的絕對安全，財務專用章、法人個人名章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監督使用，做到一人無法簽發支票、匯票，一人無法提出現金。    

7、印章管理員對所保管的印章，應經常檢查，及時清洗，細心保護 。

（二）印章的使用 

1、印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經領導簽字/電話通知/短信確認同意后方可用章。

2、印章的使用由各管理員設立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。（見附件3：《印章使用登記表》） 

3、公司法人個人名章必須由法人本人簽字同意后方可使用。 

4、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫攜帶印章外出申請表后，由分管領導及總經理/董事長簽批后由管理印章人員帶出。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。（見附件4：《印章外出使用申請表》） 

6、以公司名義簽定的合同、協議等，由公司分管領導審核，總經理/董事長批準后方可蓋章，對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。

7、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由分管領導嚴格審批，符合要求后辦理并執行登記制度。 

8、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經填寫完畢，字跡須清晰、正確。 

9、對已調出、解除、終止勞動關系人員要求出具相關證明的，必須持有效證件材料，經分管領導審批后方可蓋章。 

（三）印章的保管 

1、由行政部登記注明印章名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。 

2、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。 

3、印章管理員如因工作變動，應及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續，以免貽誤工作。 

4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。 

5、印章管理員對所保管的印章，應經常檢查，及時清洗，細心保護 。 

6、印章保管有異?，F象或遺失，應保護現場，管理員應及時向分管領導報告，并備案，配合查處。 

第七章  公司印章的停用

（一）有下列情況，印章須停用： 

1、公司名稱變動。 

2、印章使用損壞。 

3、印章遺失或被竊，聲明作廢。 

（二）印章停用時須經總經理/董事長批準，及時將停用印章送行政部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。（見附件5：《印章銷毀申請登記表》） 

第八章  附則

本規定由行政部制定并解釋，自公司領導班子批準印發之日起執行。